Visita a una biblioteca puertorriqueña.

Visita a la Biblioteca Municipal de Bayamón, Dra. Pilar Barbosa, febrero 2013.

Cultura organizacional y liderazgo visionario: clave en la calidad del servicio de la Biblioteca del siglo XXI

Se pretende describir asuntos teóricos referentes a la cultura organizacional, tomando en cuenta  las unidades de información y lo que debería ser el papel del líder  dentro de ellas. El trabajo no   proyecta tanto profundizar  en la discusión de los tipos de cultura organizacional o de los tipos de  liderazgo que pudieran encontrarse en  una biblioteca como sí la presentación de la importancia que tiene la Cultura organizacional en el logro de expectativas tales como el cambio, la modificación de conductas, el mejoramiento del trabajo individual y grupal, el control de los recursos y el diagnóstico y diseño de la estrategia a aplicar, todo ello en relación con el logro de la calidad del servicio y lo que debe ser y hacer un líder  en la construcción y promoción de dichas expectativas. 

Partiendo de un marco teórico para establecer las definiciones de cultura, cultura organizacional y liderazgo, se presenta una revisión de literatura referente al tema de cultura organizacional y el liderazgo. Finalmente, se pasa a discutir  los elementos de la cultura organizacional y el papel que juega el líder en la transmisión al resto de la organización de la cultura que se desee y que vaya acorde con los objetivos de la biblioteca.






Imagen recuperada de:  http://www.shutterstock.com/subscribe.mhtml

Los procesos de cambio

 

 

Mientras subo el definitivo, me complace presentar el ppt referente a ejercicios acerca del cambio en nuestro entorno de trabajo, en este caso la biblioteca.

Intento de mapa conceptual sobre cultura organizacional y liderazgo

Conceptos acerca de Planes, Estrategias y Plan Estratégico.

Por ejemplo, Robbins & Coulter* tienen los siguientes conceptos:
 

Planes: documentos que describen cómo lograr los objetivos.

Estrategias: planes sobre la manera en que una organización hará lo que el negocio tiene que hacer, cómo competir con éxito y cómo atraerá y satisfará a sus clientes para poder lorar sus objetivos.

Planes estratégicos:  son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales.

* Robbins, S. & Coulter, M. (2010). Administración. 18a. ed. México: Pearson Educación. p.147 y glíndice.

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Resumen del artículo de Juan José Fuentes Romero (Universidad de A Coruña), titulado “La planificación estratégica aplicada a las bibliotecas nacionales: la encuesta de Nueva Zelanda”.

La definición de “planificar” que el autor usa aquí es la de Kast & Rozenzweig (1987): “el proceso de decidir anticipadamente lo que se ha de hacer y cómo, e implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlo.”

Entiende las  estrategias  como el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, los cambios en los objetivos, los recursos usados para alcanzarlos y las políticas existentes para adquirir, disponer y usar los recursos. El término “planificación estratégica” ha desplazado al de “planificación”, significando planificación en un periodo de varios años.

Se apoya en Ferguson (1992) al referirse a los tres factores que influyen en la planificación estratégica: 1) las características socioeconómicas y los objetivos fundamentales de la organización; 2) los valores y la filosofía de la gestión y las fortalezas; 3) debilidades de la organización desde la perspectiva de su entorno externo e interno, factores que variarán, dependiendo de los entornos culturales, socioeconómicos e históricos donde se la localice.

También cita a Line (1995), para quien la planificación estratégica se ha puesto de moda por razones de escasez de dinero y por las prioridades de los gobiernos para invertir y controlar las inversiones en el sector público. Es así que la biblioteca debe justificar qué hace con el dinero y explicar cómo propone gastarlo en el futuro. Algunas unidades de información han decidido permanecer en la tónica de trabajo voluntario. La paradoja del caso es que a la vez, hay una reacción general contra la planificación estratégica  por considerarla imposible y no deseable (Mintzberg, 1997, otra cita del autor).

Las grandes bibliotecas, empero, siguen usando la planificación estratégica como herramienta básica de su actuación futura, en una situación de nuestro tiempo en la que reina la inseguridad, los cambios y mutaciones. Las notas comunes para todas son: 1. Planificación es una actuación global; 2. Es una herramienta ante las incertidumbres del futuro; 3. Selecciona las mejores vías de acción.

En una ponencia mundial de IFLA (1991), Line hizo un llamado de atención sobre la importancia de la planificación estratégica por parte de las bibliotecas nacionales debido a que ellas tienen que planificar bajo presión del gobierno, con recursos financieros reducidos, una clientela incierta, con un amplio abanico de funciones posibles y en el contexto del resto de las bibliotecas y de actividades de información de la nación.

Ilustrando la necesidad de planificación estratégica, ante las agonías de las bibliotecas nacionales, Fuentes Romero rescata el estudio que la Biblioteca de Nueva Zelanda llevara a cabo en 1996. En él se analizaron las técnicas y estrategias de planificación de once bibliotecas nacionales de todo el mundo: Australia, Gran Bretaña, Canadá, Francia, Alemania, Irlanda, Malasia, Holanda, Singapur, Estados Unidos y la propia Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda. Se partió de algunas teorías como la de Taylor, Mintzberg y Jones. Las  definiciones de Taylor sirvieron de punto de referencia. Este teórico aducía que las compañías se habían visto forzadas a pasar de planificación estratégica a gestión estratégica, es decir, a desarrollar estrategias y planes que a la vez eran implementados mediante programas tales como estructura organizativa, cultura organizacional, procesos de actuación y gestión de recursos humanos. Imprime mayor énfasis a la gestión estratégica, ya que esta conlleva a la planificación estratégica, poniendo el acento en la creación de una estructura amplia y flexible para el desarrollo a medio plazo. Se trata de un plan amplio de direcciones o intenciones estratégicas.

Fue así que se elaboró un cuestionario de preguntas a cada director de las bibliotecas participantes. Abarcaban los aspectos claves de la gestión estratégica; el proceso del desarrollo estratégico; la experiencia general de la gestión estratégica y, por supuesto, se llegó a la conclusión. En cuanto a los aspectos claves de la gestión estratégica generados allí, se identificaron quince, de los cuales fueron escogidos siete como los principales factores para el éxito de la gestión estratégica de las respectivas organizaciones (señalados en orden decreciente de importancia):

1.-El desarrollo de los sistemas y servicios electrónicos para el acceso y uso de la información (señalado por unanimidad como el más importante).

2.-Emparejamiento entre prioridades presupuestarias y prioridades estratégicas de la organización.

3.-Un documento escrito sobre los objetivos estratégicos.

4.-El establecimiento por escrito de la misión de la biblioteca.

5.-La identificación de los clientes, consumidores y grupos de usuarios para los cuales se suministran los servicios o productos.

6.-La identificación de los grupos de interés externos.

7.-Los cambios en las competencias del personal y de los administradores, si fuese requerido para implementar la estrategia de la organización.

La encuesta, en su largo e interesante contenido,  llegó a concluir lo siguiente:

·  La excepcional importancia que debe concedérsele  a la cuestión del desarrollo constante de sistemas y servicios para el acceso y uso de la información, como elemento de alta relevancia en el éxito de la gestión estratégica de la organización, lo cual a la par destaca la importancia del entorno de la información digital en las funciones esenciales de la biblioteca nacional.

·  El creciente énfasis en la cultura organizacional como ingrediente crítico para la ejecución de la estrategia. 

·  El reconocimiento de que los valores, las motivaciones y el comportamiento de los miembros de la organización son determinantes críticos en las actuaciones corporativas.

·  El reconocimiento, además,  de que los valores, las motivaciones y el comportamiento de los miembros de la organización son también esenciales respecto al éxito o fracaso al llevar a cabo la implantación de la estrategia.

Como nota final, el autor reafirma la absoluta necesidad de una adecuada formación entre los profesionales respecto a las técnicas de gestión y planificación. El nuevo entorno en que las bibliotecas han de desarrollar su labor requiere no solo de una buena formación técnica y especializada en cuestiones tales como la selección de materiales, el proceso técnico, la automatización, etc., sino que también requiere de habilidades en la gestión de los centros bibliotecarios (por ejemplo, conseguir recursos, programar actuaciones, comunicarse con los poderes públicos, formar parte del entorno social); “son temas esenciales para que estos centros a nivel interno sepan transformar sus debilidades en fortalezas y, en cuanto al exterior hagan, de las amenazas, oportunidades”.

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-Fuentes Romero, J.J. (2002). La planificación estratégica aplicada a las bibliotecas nacionales: la encuesta de Nueva Zelanda. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios. (68), pp. 9-21. Recuperado de  http://eprints.rclis.org/5941/1/68a1.pdf
-Imagen rescatada de http://es.123rf.com/photo_12020250_mujer-de-negocios-escribe-la-planificacion-estrategica-en-la-pizarra.html

Reflexión en torno al film "La muerte de un burócrata"

Dejando atrás la sinopsis y la crítica, cuanto puedo añadir en reflexión  acerca del film "La muerte de un burócrata"  es que me comunica un gesto de denuncia llena de ironía y sazonada de humor, acerca de la imbecilidad humana, que en este caso es resultante cuando los principios se vuelven tiranos; cuando el orden, la ley y la administración para lograr objetivos y metas se transforman en lo más importante y aun por encima de su razón de ser, como lo son las propias necesidades de los seres humanos. 

Las escenas y peripecias de los personajes, ambientados en la Cuba de un estrenado Fidel Castro y de un conglomerado social  en reciente entrada al socialismo, nos remiten a otra realidad, la nuestra, la capitalista, la que conocemos bien; y 47 años después de salido el film a la luz, todavia nos grita con sonido de alarma (y de qué manera) que la burocracia denigra a las personas; que es una lacra social que no debiera existir en la praxis marxista ¡pero existe! y que tampoco es raro advertirla en estas latitudes supuestamente democráticas y libres. Grito vigente ése. Después de cinco décadas de sordera, de un no escuchar ni atender a nadie, pareciera ser la admirable tónica del individualismo postmodernista  que cada vez más se ha ido acrecentando. Está presente en  religión, en  política, en el lugar de trabajo y en los servicios mas sencillos de cada uno de nuestros santos días, sea por ejemplo, en el supermercado, o en el negocio de comidas rápidas, o en las oficinas para reclamar una factura con  exceso de consumo de luz o de agua.

¿Y en las bibliotecas? ¿Podría haber señales de burocracia y sordera en las bibliotecas? Lo será cuando ya no haya tiempo ni de mostrarte  el libro que solicitas porque..."¡Bendito,  ya son las cinco y estamos cerrando!". Ese es el mensaje que capto y que llevo a mi labor como profesional de la información. Muy lamentable sería que en vez de estar basados en las personas y adiestrados para atender de manera rápida y amable a los usuarios,  nuestro potencial  se abocara hacia todo lo contrario, no a resolver problemas sino a agrandarlos. Al fin, con un comportamiento semejante lograremos que cualquiera que esté afectado y harto  termine diciendo "es la última vez que vengo a este lugar".

En "La muerte de un burócrata", el personaje principal (Juanchín, sobrino del difunto, Paco) asesina al administrador del cementerio por causa de la desesperación. Ha pasado largas jornadas intentando conseguir el carnet de su tio, documento que le daría a la viuda la pensión correspondiente. El problema reside en que un comité de reconocimiento de la obra y trabajo de Paco resolvió que al fallecido se lo enterrara con dicho carnet. Querer obtenerlo y contribuir así con su tia política le vuelve cuadritos la vida a Juanchín,  abrumado por la actitud inflexible y prepotente del burócrata administrador del cementerio, en un sistema  ineficaz a la enésima potencia, tal que uno se torna solidario con el personaje, no obstante que él esté peleado con lo rigurosamente ético.

Cuántos de nosotros habremos sido Juanchines en alguna(s) circunstancia(s), asesinando en la imaginación a uno de esos empleados públicos inoperantes, que por descortesía y abuso ha despertado en nosotros la molestia y hasta el llanto, al sentirnos impotentes. En cortas palabras, esta película es el espejo de cuerpo entero de lo que no debiera ser una administración, ya sea en una unidad de información, ya sea en una empresa, en un organismo o en una institución cualquiera. ¿Por qué siempre querer poner a la gente en su sitio en vez de uno ponerse en el lugar de la gente? ¿Por qué ser más contradictorios que iniciadores? Esa mala costumbre de algunos mortales, de hacerle a los demás lo que por amor propio no aceptarían que les hicieran a ellos mismos.

Fotografía recuperada de: http://www.dcine.org/la-muerte-de-un-burocrata

Ver película en:  http://vimeo.com/18810677