La definición de “planificar” que el autor usa aquí es la de Kast & Rozenzweig (1987): “el proceso de decidir anticipadamente lo que se ha de hacer y cómo, e implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlo.”
Entiende las estrategias como el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, los cambios en los objetivos, los recursos usados para alcanzarlos y las políticas existentes para adquirir, disponer y usar los recursos. El término “planificación estratégica” ha desplazado al de “planificación”, significando planificación en un periodo de varios años.
Se apoya en Ferguson (1992) al referirse a los tres factores que influyen en la planificación estratégica: 1) las características socioeconómicas y los objetivos fundamentales de la organización; 2) los valores y la filosofía de la gestión y las fortalezas; 3) debilidades de la organización desde la perspectiva de su entorno externo e interno, factores que variarán, dependiendo de los entornos culturales, socioeconómicos e históricos donde se la localice.
También cita a Line (1995), para quien la planificación estratégica se ha puesto de moda por razones de escasez de dinero y por las prioridades de los gobiernos para invertir y controlar las inversiones en el sector público. Es así que la biblioteca debe justificar qué hace con el dinero y explicar cómo propone gastarlo en el futuro. Algunas unidades de información han decidido permanecer en la tónica de trabajo voluntario. La paradoja del caso es que a la vez, hay una reacción general contra la planificación estratégica por considerarla imposible y no deseable (Mintzberg, 1997, otra cita del autor).
Las grandes bibliotecas, empero, siguen usando la planificación estratégica como herramienta básica de su actuación futura, en una situación de nuestro tiempo en la que reina la inseguridad, los cambios y mutaciones. Las notas comunes para todas son: 1. Planificación es una actuación global; 2. Es una herramienta ante las incertidumbres del futuro; 3. Selecciona las mejores vías de acción.
En una ponencia mundial de IFLA (1991), Line hizo un llamado de atención sobre la importancia de la planificación estratégica por parte de las bibliotecas nacionales debido a que ellas tienen que planificar bajo presión del gobierno, con recursos financieros reducidos, una clientela incierta, con un amplio abanico de funciones posibles y en el contexto del resto de las bibliotecas y de actividades de información de la nación.
Ilustrando la necesidad de planificación estratégica, ante las agonías de las bibliotecas nacionales, Fuentes Romero rescata el estudio que la Biblioteca de Nueva Zelanda llevara a cabo en 1996. En él se analizaron las técnicas y estrategias de planificación de once bibliotecas nacionales de todo el mundo: Australia, Gran Bretaña, Canadá, Francia, Alemania, Irlanda, Malasia, Holanda, Singapur, Estados Unidos y la propia Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda. Se partió de algunas teorías como la de Taylor, Mintzberg y Jones. Las definiciones de Taylor sirvieron de punto de referencia. Este teórico aducía que las compañías se habían visto forzadas a pasar de planificación estratégica a gestión estratégica, es decir, a desarrollar estrategias y planes que a la vez eran implementados mediante programas tales como estructura organizativa, cultura organizacional, procesos de actuación y gestión de recursos humanos. Imprime mayor énfasis a la gestión estratégica, ya que esta conlleva a la planificación estratégica, poniendo el acento en la creación de una estructura amplia y flexible para el desarrollo a medio plazo. Se trata de un plan amplio de direcciones o intenciones estratégicas.
Fue así que se elaboró un cuestionario de preguntas a cada director de las bibliotecas participantes. Abarcaban los aspectos claves de la gestión estratégica; el proceso del desarrollo estratégico; la experiencia general de la gestión estratégica y, por supuesto, se llegó a la conclusión. En cuanto a los aspectos claves de la gestión estratégica generados allí, se identificaron quince, de los cuales fueron escogidos siete como los principales factores para el éxito de la gestión estratégica de las respectivas organizaciones (señalados en orden decreciente de importancia):
1.-El desarrollo de los sistemas y servicios electrónicos para el acceso y uso de la información (señalado por unanimidad como el más importante).
2.-Emparejamiento entre prioridades presupuestarias y prioridades estratégicas de la organización.
3.-Un documento escrito sobre los objetivos estratégicos.
4.-El establecimiento por escrito de la misión de la biblioteca.
5.-La identificación de los clientes, consumidores y grupos de usuarios para los cuales se suministran los servicios o productos.
6.-La identificación de los grupos de interés externos.
7.-Los cambios en las competencias del personal y de los administradores, si fuese requerido para implementar la estrategia de la organización.
La encuesta, en su largo e interesante contenido, llegó a concluir lo siguiente:
· La excepcional importancia que debe concedérsele a la cuestión del desarrollo constante de sistemas y servicios para el acceso y uso de la información, como elemento de alta relevancia en el éxito de la gestión estratégica de la organización, lo cual a la par destaca la importancia del entorno de la información digital en las funciones esenciales de la biblioteca nacional.
· El creciente énfasis en la cultura organizacional como ingrediente crítico para la ejecución de la estrategia.
· El reconocimiento de que los valores, las motivaciones y el comportamiento de los miembros de la organización son determinantes críticos en las actuaciones corporativas.
· El reconocimiento, además, de que los valores, las motivaciones y el comportamiento de los miembros de la organización son también esenciales respecto al éxito o fracaso al llevar a cabo la implantación de la estrategia.
Como nota final, el autor reafirma la absoluta necesidad de una adecuada formación entre los profesionales respecto a las técnicas de gestión y planificación. El nuevo entorno en que las bibliotecas han de desarrollar su labor requiere no solo de una buena formación técnica y especializada en cuestiones tales como la selección de materiales, el proceso técnico, la automatización, etc., sino que también requiere de habilidades en la gestión de los centros bibliotecarios (por ejemplo, conseguir recursos, programar actuaciones, comunicarse con los poderes públicos, formar parte del entorno social); “son temas esenciales para que estos centros a nivel interno sepan transformar sus debilidades en fortalezas y, en cuanto al exterior hagan, de las amenazas, oportunidades”.
-Fuentes Romero, J.J. (2002). La planificación estratégica aplicada a las bibliotecas nacionales: la encuesta de Nueva Zelanda. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios. (68), pp. 9-21. Recuperado de http://eprints.rclis.org/5941/1/68a1.pdf
-Imagen rescatada de http://es.123rf.com/photo_12020250_mujer-de-negocios-escribe-la-planificacion-estrategica-en-la-pizarra.html
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